El siguiente artículo es inspirado en una charla de productividad
a la que tuvimos la oportunidad de atender hace algunos meses.
“ No se preocupe, tan solo abandone”
“Abandonar es
en algunas ocasiones la opción correcta y la respuesta adecuada”. “Abandone. Dígale a la gente ´Sencillamente no
voy a hacer eso"
La persona que nos dio este consejo no es la persona
que se podría pensar precisamente entregando un consejo como este de abandonar y
dejar las cosas sin terminar. Además de su trabajo diario como consultor, miembro
de juntas directivas, y co-fundador de dos empreas, escribe un blog, produce
pod-cast, es activo usuario de Twitter, linkedIn y además de atender
conferencias regularmente, es con frecuencia el conferencista invitado. En los últimos 6 años, ha sido co-autor de
más de una docena de libros a la par que completó dos maestrías en forma
simultánea. Es casado, habla dos idiomas, va al gimnasio a las 5am, practica
boxeo 3 veces a la semana y siempre prepara su almuerzo cada vez que hay
oportunidad y no está viajando (otra de sus pasiones, tanto por trabajo como
por diversión). En pocas palabras, es un
individuo muy productivo.
Algunas personas le preguntan: Cómo hace todas estas
cosas. Es más, por qué las hace? No se siente cansado?. La respuesta es siempre –porque me gusta y creo que debo
hacerlo, si no lo hago creo que no tiene sentido el día. Adicionalmente, agrega
“entre menos hagas de algo, más puedes hacer de eso precisamente. Esta es una de
las leyes del crecimiento”
CRECIMIENTO
DE SU CAPACIDAD PERSONAL
-- Preste
atención a las señales de peligro
Lograr mantenerse enfocado no siempre ha sido un reto,
no siempre hemos tenido acceso a cientos de páginas de información a diario,
bien sea en las noticias, revistas, twitter, Facebook, nuestros email
personales, la radio, nuestros teléfonos, etc. Es como tener un flujo constante
de información lista para interrumpirnos.
Recuerda cuando quería aprender a tocar piano o
cocinar? Y todo se limitaba a un par de capítulos de un libro guía y algunas
lecturas adicionales?
Luego, apareció internet y de repente hexabytes de
información han sido creados, de los cuales más de la mitad son tan solo
basura. Gracias a esa basura, la tercera parte del día de muchas personas hoy
día es desperdiciada en interrupciones.
Muchas personas se dicen a sí mismas que si tan solo
trabajan o dedican unas horas en la noche a su trabajo o labor cualquiera que
sea, podrán ponerse a día. – Espere!- es
hora que se detenga, pues esta es una señal clara de peligro!
Si se encuentra a sí mismo en esta situación, diciéndose
que necesito trabajar hasta tarde para ponerme al día, entonces tiene un
problema, -un gran problema-. El remedio, sin embargo, no es tan simple como
quisiéramos, ni mágico como para que el listado de cosas por hacer empiece a
desaparecer, ni mucho menos tener fe de que así sucederá.
Tener fe o esperanza no es un plan. Fe, en este caso,
no es más que sentarse a esperar que la vida le pase por el frente.
Así, la pregunta simple es: Qué hace usted cuando ve una señal de peligro?
En este artículo encontrará el antídoto para esta y
otras señales de peligro, pero primero repasemos los conceptos de efectividad y
eficiencia.
Efectividad y
Eficiencia
Efectividad es una orientación a la meta. Es
seleccionar algo por hacer. Es hacer las cosas bien hechas, seleccionar una
meta y cumplirla. Eficiencia es lograr hacer las cosas en una forma económica y
consumiendo los menores recursos posibles. De otro modo, efectividad es
seleccionar una meta y eficiencia es dirigirse muy rápido a dicha meta.
En palabras cortas: Efectividad es hacer las cosas
correctas, eficiencia es hacer las cosas correctamente”
Definición de
Trabajo
Con el concepto de eficiencia en mente, entendamos
ahora los tres tipos de trabajo:
·
Trabajo planeado. Trabajo que ha sido
agendado con anterioridad.
·
Trabajo aparecido. Trabajo que
interrumpe cada vez que aparece
·
Trabajo definido. Sentarse a pensar
qué trabajo usted necesita realmente hacer.
Necesitamos irremediablemente, invertir más de nuestro
tiempo en el último de la lista. Sin embargo, permítanos hacerle la siguiente
pregunta: ¿Qué tan frecuente usted en su agenda separa una hora de tiempo con
el propósito de sentarse a pensar acerca de cuál trabajo es necesario hacer?. Seguramente, la respuesta vendrá acompañada
de un poco de temor. Por el contrario, la lista de cosas por hacer siempre está
llena sin un tiempo reservado para tal
acción de sentarse a pensar en cuál de esas cosas se deben hacer y cuáles se
deberían simplemente “abandonar”
Hágalo – Desista
– Delegue – Difiera
Esta sencilla regla le permitirá lograr hacer las
cosas correctamente, por ejemplo para procesar su agenda.
“Hágalo, solamente si le tomara un minuto y ha sido
previamente agendado. De lo contrario, desista, delegue o difiéralo, lo cual traduce – no lo voy a
hacer!-, alguien más lo va a hacer lo haré después (en una nueva programación).
Rechazar a propósito
Decir –no- es difícil, pero la culpa asociada a decir –si-
es de manera frecuente peor que la culpa asociada a decir no. Así como, un proceso de selección de
productos de alta calidad, rechaza la mayoría de productos que no cumplen las
especificaciones, el decir ´Si´ generalmente requiere de una gran cantidad de
´no´.
Es importante reconocer que los procesos de
comunicación no requieren perfección en el medio o en el mensaje. Un ejemplo de
ello puede ser una conversación vía Skype, en la cual muchas palabras se
pierden, pero al final usted puede comprender el mensaje.
Para tener un marco de referencia acerca de qué
abandonar les proponemos usar este esquema desarrollado por Stephen Covey en
sus famosos cuadrantes.
Es fácil clasificar un evento como una fractura de un
brazo que requiere atención y acción inmediata de su parte y tomar el viaje más
rápido posible a la central de urgencias – hágalo ya!-. Así mismo si algo no es
ni importante ni urgente, por favor ni lo piense, no pierda su tiempo ni
pensándolo. Ahora, la dificultad radica que la mayoría de nuestro tiempo diario
se va en el cuadrante III, resolviendo cosas que consideremos urgentes pero
carecen totalmente de importancia, gracias al sobrevalorado sentido de la
Urgencia.
Use la regla
del 3
El día solo tiene 24 horas, así que divídalo en 3
partes iguales. 8 hrs dedicadas a su salud (sueño, comida, ejercicio, bienestar),
8 Horas dedicadas a su trabajo, 8 Hrs dedicadas a sus placeres personales
(cualquiera que estos sean, incluso más trabajo si ese es su placer).
Utilizando esta misma regla, organice su agenda de la
siguiente forma:
1.
Cuáles son las 3 cosas que pretende
lograr este año?
2.
Cuáles son las 3 cosas que pretende
lograr este mes?
3.
Cuáles son las 3 cosas que pretende
lograr esta semana?
4.
Cuáles son las 3 cosas que pretende
lograr hoy?
5.
Cuáles son las 3 cosas que pretende
lograr durante las siguientes 8 horas?
De esta manera cuando sus semanas/días avanzan, separe
el Viernes para evaluar las 3 cosas que pretendía lograr durante la semana.
Tenga el espacio para reflexión de lo alcanzado Vs lo planeado.
El punto de esta regla es llegar al final del día, sin
remordimientos o cargas físicas que al final le impedirán descansar,
recuperarse y seguir pensando creativamente acerca de las actividades del
siguiente día. Es probable que en algunas ocasiones usted mismo haya ido a la
cama con el pensamiento de “no hicimos nada hoy” lo cual lo único que agrega a
su sueño es una carga emocional innecesaria.
Estar ocupado
es una forma de pereza
La creencia que la única pereza es la ausencia de
actividad o acción está totalmente errada y alejada de la lógica. La creencia
que la actividad es sinónimo de planeación, es por naturaleza contradictoria.
La eficiencia, como ha sido indicado, radica en hacer las cosas correctamente,
y la excesiva utilización de recursos como el tiempo, para nada concuerda con
dicha definición.
Cuando la tentación de permanecer ocupado llame a sus
sentidos, ahuyéntela como la más peligrosa de las plagas. Quémela, destrúyala y
sáquela de su vida. Dedique el tiempo necesario a identificar las cosas que
debe hacer, y hágalas bien (efectividad-eficiencia).
La creatividad requiere planeación y nada la ahuyenta
más que el estar ocupado en cientos de oficios diferentes. Si no se toma el
tiempo de seleccionar las cosas que queremos hacer en razón de nuestras metas,
alguien más lo hará por usted. Lo hará cualquier empresa de tecnología con una
nueva App para su celular, un nuevo servicio de streaming en Internet, un
colega, jefe, cliente o un familiar.
Multitask no
es ni una habilidad, ni mucho menos algo real
Pffffffff. Con el riesgo de cientos de opositores, les
diremos que tal cosa como el multitasking no existe en la lógica de la
eficiencia. Así como en cualquier sistema, el uso de los recursos enfocados en
resolver una tarea es la mejor forma de resolver tareas, en los sistemas computacionales
encontrará que número óptimo de hilos para una tarea es uno.
Permítanos un minuto para el siguiente ejemplo:
“Usted está
concentrado en su trabajo y de repente suena el teléfono y es su mamá para
preguntarle por sus planes para el fin de semana. Usted levanta el teléfono,
pues considera que es urgente (es su mamá al fin de cuentas), así que
interrumpe algo que estaba (o debía estar) en el cuadrante I. La llamada le
toma un poco más de 10 minutos para deshacerse del interlocutor, quien lo
considerará rudo de una forma u otra. Al volver a la tarea anterior, se sentirá
incómodo y con parte de su concentración aún en esa llamada durante otros 10
minutos. Este cambio de contextos en medio de tareas sencillamente no funciona!”
Unas pocas
excepciones que compartimos podría ser consideradas multitask (o multitareas)
podrían ser:
- · Caminar y comer chicle
- · Hacer ejercicio y escuchar música
- · Leer una revista mientras espera su cita con el Dr.
- · Revisar su email en su teléfono mientras hace fila