El uso correcto del concepto de “Valor Agregado”

Garantice el crecimiento de su empresa mediante el uso correcto del concepto de “Valor Agregado”

--Conversaciones de Marketing estratégico---

El uso incorrecto y el abuso frecuente del concepto de “Valor Agregado” pueden generar más problemas que soluciones en su empresa. El peligroso doble filo de agregar valor Vs incrementar la rentabilidad le puede llevar al abismo o a la peor de sus pesadillas empresariales. Hablemos entonces de qué podemos hacer al respecto.

Hemos escuchado y utilizado el concepto de “Valor Agregado”  en múltiples ocasiones cuando nos referimos a temas empresariales. Se explican y justifican muchas acciones corporativas sobre la base del valor agregado.  Consultores venden proyectos justificados sobre la promesa de aumentar el “Valor agregado”. Sin embargo, en los últimos años después de trabajar con múltiples empresas hemos encontrado que no existe un acuerdo para definirlo.  Hemos encontrado que se abusa del término cuando de justificar inversiones se trata.  

Con el fin de aclarar y unificar conceptos de manera que usted tome mejores decisiones empresariales, a continuación encontrará su definición estratégica y una serie de ejemplos de uso que le permitirán maximizar la rentabilidad de su empresa.

El concepto tradicional

Desde la contabilidad y la economía se ha definido como un concepto estático que representa una diferencia matemática entre costos e ingresos. Esto es demasiado simplista pues no deja espacio para tomar decisiones estratégicas. Es como si tan solo al pensar en subir precios o cortar costos por arte de magia se incrementara el valor agregado. Dejemos atrás estas definiciones y pasemos a algo más útil y actualizado con las necesidades humanas y empresariales.

Definición estratégica

Valor agregado: La diferencia entre la máxima disposición de un cliente a pagar por un producto/servicio y los costos para producirlo

A diferencia de los conceptos tradicionales la disposición del cliente a pagar por algo es móvil y puede variar con el tiempo. La disposición de un cliente se mide como el conjunto de factores de percepción de los diferentes elementos de utilidad que componen el producto o servicio, algo que trataremos en una próxima ocasión.

Usos del concepto

Precios. El precio de un producto/servicio se encuentra en algún lugar entre la máxima disposición a pagar por él y los costos de producirlo. Desde esta perspectiva, podemos pensar en incrementar precios pero el valor agregado será el mismo, pues la definición correcta nace en el cliente, no en la empresa. Vea nuevamente la ilustración y verá que existe un rango de precios posible y el valor agregado no cambia cuando el precio cambia.

Entonces, piense dos veces antes de creer que al incrementar los precios estamos incrementando el valor agregado

Calidad. La calidad definida desde la empresa tiene una lógica infinita, eso es cierto. La calidad desde el cliente sin embargo está limitada por la disposición a pagar por los factores que componen el producto/servicio. Es decir, si las acciones por mejorar una característica no aumentan lo que el cliente está dispuesto a pagar por él, tan solo deténgase, no insista más pues terminará por aumentar los costos y destruir valor.

Una pregunta que nos han hecho empresas de ingeniería bajo este concepto es la siguiente: Cómo aplico este concepto a la hora de invertir en certificaciones de calidad o procesos?. Nuestra respuesta es la siguiente: Si en su modelo de ventas, las licitaciones le asignan mayor puntaje por contar con ellas y esto a su vez incrementa la disposición de sus clientes de contratarle, puede que esta inversión sea correcta. Cuando decimos puede, quiere decir que debe estar seguro que la inversión Vs la expectativa de recuperación de la misma por efecto de la probabilidad de obtener mayores contrataciones debe ser positiva y por encima de su tasa de rendimiento esperada.

Compras. Cuántas veces un nuevo proveedor le promete que gracias a su nueva tecnología usted incrementará el valor agregado en su empresa? Con total seguridad ya ha perdido la cuenta –no se preocupe- nosotros también!. La próxima vez que alguien le hable de valor agregado hágale solo dos preguntas y escuche atentamente. 1) Cómo esto disminuye los costos de producir el producto/servicio sin afectar la máxima disposición a pagar por él y 2) Cómo esto aumenta la disposición de los clientes a pagar por el producto/servicio sin aumentar los costos de producirlo?

Innovación. Siendo esta una de las dos funciones básicas en la empresa según Drucker es importante prestar especial atención. Una de las actividades críticas de la innovación consiste en la determinación de las características que el nuevo producto o servicio tendrá. Utilice el concepto acá expuesto para preguntarse: Esta o este grupo de características incrementará la máxima disposición de nuestro segmento de clientes a pagar por él? Si no está seguro, recurra a herramientas avanzadas de marketing antes de aprobar los presupuestos o recursos de producción, pues puede terminar sacrificando la rentabilidad sin darse cuenta.

Branding. Ha tenido que pensar mucho tiempo en dónde y cómo exponer su marca? Claro que sí!. Acá la pregunta es: la exposición o presentación de la marca incrementará la disposición de los clientes a pagar? Exponer nuestra marca en el lugar equivocado puede terminar por afectar la disposición de nuestros clientes, así que tenga mucho cuidado. Pregúntese siempre antes de aprobar cualquier exposición de su marca. Recuerde, no hay lugares o eventos equivocados, tan solo combinaciones equivocadas de marca/exposición en términos de valor agregado.

Servicio. El nivel de servicio es un conjunto de factores que definen el “BluePrint” del mismo. Es común encontrar en declaraciones empresariales cosas como “vamos más allá de sus expectativas”, nada más peligroso para su rentabilidad. Piense por un momento que si usted toma acciones o hace inversiones que para nada incrementan la máxima disposición de sus clientes a pagar, está quemando recursos y sacrificando rentabilidad en su operación.  Un buen trabajo o investigación de diseño tipo Conjoint Analysis le puede ayudar a aprobar cada factor según sus grados de utilidad (también hablaremos de esto en una próxima ocasión)

Dónde? -Dos pequeños ejercicios prácticos para que usted practique el concepto-

Un gimnasio. Es probable que en su gimnasio existan duchas, que haya invertido en agua caliente porque algunos de sus segmentos de clientes estén dispuestos a renovar su suscripción más fácilmente (mayor disposición a incrementar el CLV, Customer Lifetime Value). Pero, cómo tomaría la decisión de colocar un servicio de toallas limpias a toda hora en las duchas? Qué análisis haría?

Un restaurante. Usted ha dotado su restaurante de un programa de formación de servicio al cliente de tres tiempos en todos sus meseros. Tan pronto el cliente llega se le entrega la carta y se le pregunta por las bebidas que quiere de forma inmediata, las cuales se le traen en menos de un minuto. En el segundo tiempo se le pregunta por la comida y se le induce a pedir nuevamente bebidas (incrementar el valor total de la compra).  A los dos minutos de servida la comida, pasa nuevamente y le pregunta por la calidad de la misma, si desea algunas salsas, acompañamientos,  y por supuesto por el líquido. Pero, cómo tomaría usted la decisión de incrementar el precio de las bebidas gaseosas para hacer que estas tengan llenado ilimitado durante toda la cena? Agregaría o destruiría valor el hecho que sus clientes paguen por una gaseosa un precio más alto, pero se tomen toda la que quieran?

AshleyMadison. El reconocido portal ha quedado expuesto en su práctica de crear perfiles de mujeres falsos, los cuales eran atendidos desde un contact-center de la compañía. Pero, piense por un momento el valor agregado que esto significaba para los hombres que buscaban establecer contactos con el sexo opuesto. Por supuesto, esto significaba una alta inversión y mayores costos operativos. En lugar de enfocar los recursos en más herramientas y aplicaciones el portal detectó muy claramente en dónde estaba el valor agregado para su segmento de clientes. Ahora, qué haría usted si descubriera que los asistentes a una conferencia, una sesión de venta de un hotel de tiempo compartido, o incluso un salón de clase fueran actores? Cómo aplicaría esto en su empresa?

Finalmente, en términos prácticos cada vez que piense en una acción o modificación empresarial recurra a la definición acá presentada. Estudie, analice y apruebe cada una de sus acciones solo si realmente se agrega valor. El precio no tiene nada que ver con el valor agregado, la contabilidad no es su mejor aliada para tomar decisiones estratégicas y los principios económicos son estáticos cuando de valor agregado se trata. Por último recuerde que sus clientes son un objetivo móvil y así mismo sus necesidades y percepciones alrededor de sus productos o servicios.

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5 CLAVES EN LA TRANSFORMACIÓN DE SUS CLIENTES Y SU EMPRESA

5  CLAVES EN LA TRANSFORMACIÓN DE SUS CLIENTES Y SU EMPRESA

Empresa y productos, productos y empresa, dos elementos unidos por la naturaleza misma de su origen y destino, -el cliente-.  Hemos querido entender cómo los productos y sus funcionalidades crean clientes felices, desde la llamada ´innovación centrada en el cliente´.  Queremos explicar por qué la empresa depende de su agilidad, anticipación e innovación para enfrentar el mercado (Estrategia).  Resolver los anteriores interrogantes seguramente hará parte de su trabajo diario  y una de las razones por las cuales usted lee este artículo. A continuación compartiremos 5 claves para entender y transformar por completo sus clientes, su empresa y sus productos.

Como preámbulo de las 5 claves por favor responda rápidamente las siguientes preguntas. Al terminar de leer el artículo le invitaremos a responderlas nuevamente.

·         En qué le está pidiendo a sus clientes que se conviertan?

·         En qué persona se deben convertir sus clientes para ser usuarios exitosos de su producto?

·         En qué persona sus clientes se deben convertir para ser activos rentables de su organización?

·         Por qué sus clientes se deben transformar?

·         Por qué su empresa transforma sus clientes?

     .1 La Innovación se trata de diseñar sus clientes, no solo productos, servicios o experiencias de usuario.

La sabiduría gerencial ha evolucionado desde el concepto de innovación para los consumidores (pasado), hasta el concepto de innovación con los consumidores (hoy).  El futuro exige pensar en innovación como un medio o método para el (re)diseño de los consumidores

La propuesta es: En lugar de esas conversaciones y planes para crear nuevos productos o servicios utilice el tiempo de sus ingenieros y gente de marketing para diseñar los nuevos consumidores y segmentos que serán atendidos.  Evolucionar y perfeccionar el consumidor es hoy tan importante como mejorar las experiencias de servicio.

Diseñar los mejores clientes del mañana, es muy diferente a diseñar los mejores productos del mañana. Piense por un momento la persona en que usted se ha convertido por efecto de las redes sociales y los smartphones; usted es parte del diseño de Facebook y Twitter, usted es una nueva persona dispuesta a compartir en público cosas que jamás hubiera pensado posible. Facebook y Twitter lo han rediseñado a usted.

Permítanos compartir el siguiente caso, del cual usted mismo es parte sin siquiera saberlo.   

Sylvan Goldman, propietario de una tienda de abarrotes en Oklahoma en 1936 observaba en especial sus clientes mujeres y fue sorprendido por algo casi evidente. Sus clientes dejaban de comprar cuando sus canastas y bolsas de compras se hacían muy pesadas. Sencillamente, ellas no podían cargar más. Así que hacer las canastas más grandes no tenía ningún sentido (lógica de diseño para el consumidor).

Goldman, para atacar la restricción se dedicó a ensayar y crear prototipos durante un año.

Finalmente, desarrolló el primer carrito de compras, el origen del que usted siempre ha estado usando cada vez que hace sus compras en el supermercado. Sin embargo, algo sucedió - los clientes no lo usaban-. Esta nueva invención era usada solo por la gente mayor o por personas con algún problema físico.

Qué faltaba entonces para que la gente lo usara? – Se preguntó Goldman-.  Después de jornadas de análisis concluyó que necesitaba rediseñar el consumidor. Necesitaba hombres no se sintieran heridos en su ego, al cambiar sus músculos por unas rueditas que los hacía ver débiles, necesitaba mujeres no se sintieran miradas como perezosas por efecto de sus nuevas compras sobre ruedas. 

Fue entonces que Goldman decidió contratar un grupo permanente de actores, para que durante todo el día recorrieran sus tiendas como compradores felices con sus carritos llenos hasta el tope.  Así, Goldman había rediseñado a sus compradores, los convirtió en personas dispuestas a cargar todas sus compras en una gran canasta con ruedas de forma que aumentaran su volumen de compras.

.2 La visión de sus clientes es tan importante como la visión de su empresa. La visión y misión de su empresa debe reflejar y respetar su visión del consumidor.

La innovación permanente en cualquiera de sus formas siempre garantizará que sus clientes de mañana serán diferentes a sus clientes de hoy.  Hace 500 años Francis Bacon dijo: “Aquel que no aplique nuevos remedios deberá esperar la aparición de nuevos males, pues el tiempo es el más grande innovador”

Si usted mismo revisa las visiones de las corporaciones hoy en día, verá cómo la mayoría de ellas se enfocan en las aspiraciones propias de la organización. Este fenómeno global es heredado  nuevamente del diseño para el consumidor (los consultores diseñaban para complacer a su cliente y sus egos corporativos).

La visión del cliente sin embargo, es fundamentalmente diferente. Se trata expresar de forma
explícita las cualidades y atributos que la organización aspira crear en sus clientes. Las visiones y misiones corporativas consideran erróneamente que al incluir “la satisfacción del consumidor” en sus narrativas están completando el trabajo.

Las organizaciones visionarias que valoren el futuro de la innovación deberán tener visiones simples hacia su consumidor. Se requiere imaginar y por supuesto articular el qué y en quién se convertirán sus clientes gracias al uso y consumo de sus productos y servicios.  Se requiere un rediseño de marca total del cliente, no tan solo de sus productos.

.3 Alineación de la visión de los clientes y la visión empresarial

Una de las citas más destacadas del Milton Friedman es: “No existe la innovación gratis”. Así que si su empresa es sería en su aproximación a la innovación, es necesario que comprenda los costos que la innovación impone. Es necesario entender y analizar el efecto económico en la experiencia de sus clientes. Recuerde que los clientes exigen que sus innovaciones valgan el tiempo y el esfuerzo de su parte para utilizarlas.

Seguramente ha escuchado y/o leído cosas como:  Simple es mejor que complejo, rápido es mejor que lento, fácil es mejor que difícil. Los anteriores son retos de diseño.  Es correcto resolverlos, pero tenga presente que incluso gratis es demasiado costoso si el cliente encuentra confuso el uso del producto o requiere demasiado tiempo para poder utilizar el servicio.  De igual forma, un alto precio puede representar un bajo costo para su cliente si el producto resuelve con creces un problema sustancial o un interés de tipo emocional. Es precisamente esta aproximación que invita a ir más allá la que garantiza una alineación entre la visión de la empresa y el cliente que se quiere diseñar.

Evite entonces resolver las preguntas equivocadas de diseño. No se trata de más rápido, más barato, simple o más eficiente. Piense en preguntas más poderosas como: 1) ¿Qué tipo de clientes nuestra experiencia de usuario está tratando de crear?, 2) ¿Cómo el crear experiencias de usuario más innovadoras incrementará el valor de los clientes para nuestra empresa?.  Lo invitamos a ir más allá de crear mejores experiencias o productos cualquiera que sea su métrica de calidad e innovación, piense en crear mejores clientes  en términos de valor para su empresa.

.4 Anticipación y gestión

Incluso las mejores intenciones, pueden acarrear graves problemas de producto o de marca. Conveniencia, facilidad de uso, economía y alta calidad no son siempre virtudes. 

El gran pianista Liberace solía decir “Demasiado de algo bueno, es fabuloso”. Esta es la frase que usted encontrará en la puerta de entrada a cualquiera de sus museos itinerantes en Las Vegas. 

Seguramente fue genial para Liberace y suena tentador para usted como empresario esta oferta de valor para sus clientes.  Sin embargo, lo invitamos a reflexionar y entender que demasiado de algo bueno, usualmente no es tan bueno.

Nuestros abuelos solían decir  “el camino al infierno está pavimentado de muy buenas intenciones”.  Aborde la creación de clientes como la construcción de activos, y no como la promoción de pasivos en su balance. Revise sus cifras y encontrará  que algunos de sus clientes representan más problemas y costos que valor. En resumen, diseñe y cuide su ecuación de rentabilidad para cada cliente.

Con relación a la ecuación de rentabilidad, permítanos compartir con usted la más simple y rentable innovación de todos los tiempos en los negocios de comidas rápidas. En McDonald´s por una pequeña adición en precio, los clientes pueden obtener una muy generosa ampliación del tamaño de sus papas o de su bebida. Este mensaje se alinea con la oferta de “gran valor por su dinero” utilizada por la compañía en sus mensajes publicitarios.  Esta pequeña innovación apalanca de manera increíble el negocio en cada una de sus tiendas.  Por cada dólar que la franquicia gasta en producir  sus hamburguesas, papas y gaseosas, tan solo 20 centavos representan la comida, el resto es operaciones y costos fijos.

Así, si unas papas pequeñas se venden por $1,25  dólares, no más de un dólar de costos se va en producirlas.  La comida (papás, aceite, sal, etc...) representa aproximadamente 20 centavos, y los otros 80 centavos cubren el resto. Entonces, haga sus cuentas de lo súper-rentable que se vuelve la operación cuando por  50 centavos usted ofrece el doble de papas (las cuales  solo cuestan 10 centavos adicionales!). Simple, alineado y anticipando a su cliente. Qué tipo de cliente diseña McDonalds? Aquel que quiere agrandar sus bebidas y sus papas por un pequeño valor adicional y aumentar de forma exponencial la rentabilidad de su operación.

.5  Relaciones

El novelista francés Romain Rolland escribía hace casi 200 años “El amigo que le entiende a uno, lo crea a uno”. Si usted además de entender sus clientes,  aplica los conceptos de los puntos anteriores, tiene un gran chance de poder crear sus clientes.

La innovación empresarial le exigirá entablar relaciones con los clientes correctos, satisfacer sus necesidades e intereses, de forma que ellos satisfagan las de su empresa.  En la mayoría de nuestras conversaciones con emprendedores y empresarios solemos recalcar que “todo es acerca de personas”.  Su capacidad de establecer comunicaciones como empresa, es la mejor habilidad que jamás podrá poseer.

Anthonhy Robbins suele decir en sus presentaciones que la frase más falsa acuñada nunca es “los opuestos se atraen”. En términos simples, dice Robbins: Se reúnen en clubes personas que no tienen nada que ver?, hay asociaciones de enemigos?, prefiere usted en su casa a personas con las que no tiene nada que ver? Practica usted deportes que no le gustan?

Aunque las diferencias tienen valor en algunas situaciones particulares, no es así cuando se trata de crear los clientes de su empresa. ¿Diseñaría usted clientes en total contravía de su visión? ¡Por supuesto que no!

¿Cómo  creamos entonces una relación?  Encontrando elementos comunes, aquellos que su empresa diseñó y deberían estar presentes en sus clientes, aquellos que sus clientes compartirán por efecto del consumo de sus productos. 

Finalmente, en qué pretende este artículo que sus lectores se conviertan

• Pretendemos que nuestros lectores sean personas que reconozcan y desarrollen empatía con las aspiraciones y restricciones de sus consumidores  
•   Pretendemos que nuestros lectores reconozcan y vean la innovación como una inversión de largo plazo, la cual convierte a sus clientes en activos valiosos que se valorizan con el tiempo

Lo invitamos a retomar las 5 preguntas iniciales y contestarlas nuevamente. Si en algo cambiaron sus respuestas, lo invitamos a escribirnos y contarnos sus puntos de vista. Estaremos atentos a continuar la conversación.

Nota: Semilla de manzano ---> Árbol que produce manzanas.

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Abandonar es en algunas ocasiones la opción correcta y la respuesta adecuada

El siguiente artículo es inspirado en una charla de productividad a la que tuvimos la oportunidad de atender hace algunos meses.

“ No se preocupe, tan solo abandone”

 “Abandonar es en algunas ocasiones la opción correcta y la respuesta adecuada”.  “Abandone. Dígale a la gente ´Sencillamente no voy a hacer eso"

La persona que nos dio este consejo no es la persona que se podría pensar precisamente entregando un consejo como este de abandonar y dejar las cosas sin terminar. Además de su trabajo diario como consultor, miembro de juntas directivas, y co-fundador de dos empreas, escribe un blog, produce pod-cast, es activo usuario de Twitter, linkedIn y además de atender conferencias regularmente, es con frecuencia el conferencista invitado.  En los últimos 6 años, ha sido co-autor de más de una docena de libros a la par que completó dos maestrías en forma simultánea. Es casado, habla dos idiomas, va al gimnasio a las 5am, practica boxeo 3 veces a la semana y siempre prepara su almuerzo cada vez que hay oportunidad y no está viajando (otra de sus pasiones, tanto por trabajo como por diversión).  En pocas palabras, es un individuo muy productivo.

Algunas personas le preguntan: Cómo hace todas estas cosas. Es más, por qué las hace? No se siente cansado?. La respuesta es  siempre –porque me gusta y creo que debo hacerlo, si no lo hago creo que no tiene sentido el día. Adicionalmente, agrega “entre menos hagas de algo, más puedes hacer de eso precisamente. Esta es una de las leyes del crecimiento”

CRECIMIENTO DE SU CAPACIDAD PERSONAL

-- Preste atención a las señales de peligro

Lograr mantenerse enfocado no siempre ha sido un reto, no siempre hemos tenido acceso a cientos de páginas de información a diario, bien sea en las noticias, revistas, twitter, Facebook, nuestros email personales, la radio, nuestros teléfonos, etc. Es como tener un flujo constante de información lista para interrumpirnos.

Recuerda cuando quería aprender a tocar piano o cocinar? Y todo se limitaba a un par de capítulos de un libro guía y algunas lecturas adicionales?

Luego, apareció internet y de repente hexabytes de información han sido creados, de los cuales más de la mitad son tan solo basura. Gracias a esa basura, la tercera parte del día de muchas personas hoy día es desperdiciada en interrupciones.

Muchas personas se dicen a sí mismas que si tan solo trabajan o dedican unas horas en la noche a su trabajo o labor cualquiera que sea, podrán ponerse a día. – Espere!-  es hora que se detenga, pues esta es una señal clara de peligro!

Si se encuentra a sí mismo en esta situación, diciéndose que necesito trabajar hasta tarde para ponerme al día, entonces tiene un problema, -un gran problema-. El remedio, sin embargo, no es tan simple como quisiéramos, ni mágico como para que el listado de cosas por hacer empiece a desaparecer, ni mucho menos tener fe de que así sucederá.

Tener fe o esperanza no es un plan. Fe, en este caso, no es más que sentarse a esperar que la vida le pase por el frente.

Así, la pregunta simple es: Qué hace usted cuando ve una señal de peligro?

En este artículo encontrará el antídoto para esta y otras señales de peligro, pero primero repasemos los conceptos de efectividad y eficiencia.

Efectividad y Eficiencia

Efectividad es una orientación a la meta. Es seleccionar algo por hacer. Es hacer las cosas bien hechas, seleccionar una meta y cumplirla. Eficiencia es lograr hacer las cosas en una forma económica y consumiendo los menores recursos posibles. De otro modo, efectividad es seleccionar una meta y eficiencia es dirigirse muy rápido a dicha meta.

En palabras cortas: Efectividad es hacer las cosas correctas, eficiencia es hacer las cosas correctamente”

Definición de Trabajo

Con el concepto de eficiencia en mente, entendamos ahora los tres tipos de trabajo:

·         Trabajo planeado. Trabajo que ha sido agendado con anterioridad.

·         Trabajo aparecido. Trabajo que interrumpe cada vez que aparece

·         Trabajo definido. Sentarse a pensar qué trabajo usted necesita realmente hacer.

Necesitamos irremediablemente, invertir más de nuestro tiempo en el último de la lista. Sin embargo, permítanos hacerle la siguiente pregunta: ¿Qué tan frecuente usted en su agenda separa una hora de tiempo con el propósito de sentarse a pensar acerca de cuál trabajo es necesario hacer?.  Seguramente, la respuesta vendrá acompañada de un poco de temor. Por el contrario, la lista de cosas por hacer siempre está llena  sin un tiempo reservado para tal acción de sentarse a pensar en cuál de esas cosas se deben hacer y cuáles se deberían simplemente “abandonar”

Hágalo – Desista – Delegue – Difiera

Esta sencilla regla le permitirá lograr hacer las cosas correctamente, por ejemplo para procesar su agenda.

“Hágalo, solamente si le tomara un minuto y ha sido previamente agendado. De lo contrario, desista, delegue o  difiéralo, lo cual traduce – no lo voy a hacer!-, alguien más lo va a hacer lo haré después (en una nueva programación).

Rechazar  a propósito

Decir –no- es difícil, pero la culpa asociada a decir –si- es de manera frecuente peor que la culpa asociada a decir no.  Así como, un proceso de selección de productos de alta calidad, rechaza la mayoría de productos que no cumplen las especificaciones, el decir ´Si´ generalmente requiere de una gran cantidad de ´no´.

Es importante reconocer que los procesos de comunicación no requieren perfección en el medio o en el mensaje. Un ejemplo de ello puede ser una conversación vía Skype, en la cual muchas palabras se pierden, pero al final usted puede comprender el mensaje.

Para tener un marco de referencia acerca de qué abandonar les proponemos usar este esquema desarrollado por Stephen Covey en sus famosos cuadrantes.

Es fácil clasificar un evento como una fractura de un brazo que requiere atención y acción inmediata de su parte y tomar el viaje más rápido posible a la central de urgencias – hágalo ya!-. Así mismo si algo no es ni importante ni urgente, por favor ni lo piense, no pierda su tiempo ni pensándolo. Ahora, la dificultad radica que la mayoría de nuestro tiempo diario se va en el cuadrante III, resolviendo cosas que consideremos urgentes pero carecen totalmente de importancia, gracias al sobrevalorado sentido de la Urgencia.

Use la regla del 3

El día solo tiene 24 horas, así que divídalo en 3 partes iguales. 8 hrs dedicadas a su salud (sueño, comida, ejercicio, bienestar), 8 Horas dedicadas a su trabajo, 8 Hrs dedicadas a sus placeres personales (cualquiera que estos sean, incluso más trabajo si ese es su placer).

Utilizando esta misma regla, organice su agenda de la siguiente forma:

1.      Cuáles son las 3 cosas que pretende lograr este año?

2.      Cuáles son las 3 cosas que pretende lograr este mes?

3.      Cuáles son las 3 cosas que pretende lograr esta semana?

4.      Cuáles son las 3 cosas que pretende lograr hoy?

5.      Cuáles son las 3 cosas que pretende lograr durante las siguientes 8 horas?

De esta manera cuando sus semanas/días avanzan, separe el Viernes para evaluar las 3 cosas que pretendía lograr durante la semana. Tenga el espacio para reflexión de lo alcanzado Vs lo planeado.

El punto de esta regla es llegar al final del día, sin remordimientos o cargas físicas que al final le impedirán descansar, recuperarse y seguir pensando creativamente acerca de las actividades del siguiente día. Es probable que en algunas ocasiones usted mismo haya ido a la cama con el pensamiento de “no hicimos nada hoy” lo cual lo único que agrega a su sueño es una carga emocional innecesaria.

Estar ocupado es una forma de pereza

La creencia que la única pereza es la ausencia de actividad o acción está totalmente errada y alejada de la lógica. La creencia que la actividad es sinónimo de planeación, es por naturaleza contradictoria. La eficiencia, como ha sido indicado, radica en hacer las cosas correctamente, y la excesiva utilización de recursos como el tiempo, para nada concuerda con dicha definición.

Cuando la tentación de permanecer ocupado llame a sus sentidos, ahuyéntela como la más peligrosa de las plagas. Quémela, destrúyala y sáquela de su vida. Dedique el tiempo necesario a identificar las cosas que debe hacer, y hágalas bien (efectividad-eficiencia).

La creatividad requiere planeación y nada la ahuyenta más que el estar ocupado en cientos de oficios diferentes. Si no se toma el tiempo de seleccionar las cosas que queremos hacer en razón de nuestras metas, alguien más lo hará por usted. Lo hará cualquier empresa de tecnología con una nueva App para su celular, un nuevo servicio de streaming en Internet, un colega, jefe, cliente o un familiar.

Multitask no es ni una habilidad, ni mucho menos algo real

Pffffffff. Con el riesgo de cientos de opositores, les diremos que tal cosa como el multitasking no existe en la lógica de la eficiencia. Así como en cualquier sistema, el uso de los recursos enfocados en resolver una tarea es la mejor forma de resolver tareas, en los sistemas computacionales encontrará que número óptimo de hilos para una tarea es uno.

Permítanos un minuto para el siguiente ejemplo:

“Usted está concentrado en su trabajo y de repente suena el teléfono y es su mamá para preguntarle por sus planes para el fin de semana. Usted levanta el teléfono, pues considera que es urgente (es su mamá al fin de cuentas), así que interrumpe algo que estaba (o debía estar) en el cuadrante I. La llamada le toma un poco más de 10 minutos para deshacerse del interlocutor, quien lo considerará rudo de una forma u otra. Al volver a la tarea anterior, se sentirá incómodo y con parte de su concentración aún en esa llamada durante otros 10 minutos. Este cambio de contextos en medio de tareas sencillamente no funciona!”

Unas pocas excepciones que compartimos podría ser consideradas multitask (o multitareas) podrían ser:

• ·         Caminar y comer chicle
• ·         Hacer ejercicio y escuchar música
• ·         Leer una revista mientras espera su cita con el Dr.
• ·         Revisar su email en su teléfono mientras hace fila